Quand le projet est fini... 28 ans après
On espère que vous n’êtes pas en train de vivre ce moment gênant où un projet censé durer six mois entame sa troisième année de « stabilisation ». Si près du but, les KPI sont à 90%, on y est presque et pourtant la dernière ligne droite se révèle être une route secondaire sinueuse dans les Alpes. On connaît tous-tes ce sentiment : le budget est épuisé, l’équipe traite déjà de nouvelles demandes et vogue vers d'autres aventures plus séduisantes, et vous, vous restez là, comme Tom Hanks avec son ballon de volley, à essayer de rendre vivant un truc que tout le monde a déjà oublié. Allez, c’est parti, on va apprendre à dire adieu proprement !
Le projet zombie : pourquoi il ne meurt jamais ?
Dans notre belle institution, comme dans bien d'autres, certains projets ont une fâcheuse tendance à se transformer en zombie : ils ne sont jamais vraiment finis, ils bougent encore et ils ont désespérément besoin de cerveaux pour fonctionner, mais ils ne s’arrêtent pas pour autant. Pour éviter de traîner votre cahier des charges jusqu’en 2028, la méthode Prince2 (oui, le truc avec les classeurs bleus et les processus rigides) a une idée très utile : « Clôturer un projet ». L'idée n'est pas juste d'arrêter d'envoyer vos statuts projet au mandant pour ne plus l'entendre soupirer, mais de s'assurer que l'on ne laisse pas derrière soi un champ de mines administratif.
Comment clore sans y laisser sa peau ?
D'abord, il y a le Transfert des Produits [NdC : attention, on ne parle pas de contrebande de post-it, mais de livrer ce que vous avez promis]. Prince2 nous dit qu'un projet doit être officiellement « accepté » par l'utilisateur/trice. En clair : il faut que quelqu'un signe en bas d'un document pour dire « Oui, ce truc fonctionne (à peu près) et je prends la responsabilité de le maintenir ». Sans cette signature, vous êtes condamné-e à répondre aux mails de support technique jusqu’à votre retraite. Traiter des affaires courantes, c'est un autre cahier des charges, c'est le boulot de quelqu'un d'autre. Ensuite, parlons du Rapport de fin de projet. C’est le moment où l’on fait le bilan entre ce qu’on avait promis dans une fiche projet pleine d'optimisme il y a deux ans, juste après avoir suivi la super formation de gestion de projet du Bureau de la transformation (#autopromo), et la réalité (parfois un peu plus terne) du terrain. On présente les risques qui subsistent avec les recommandations pour éviter qu'ils ne compromettent les résultats. Si on saute cette étape pour se mousser et garder une image de vainqueur, on risque surtout de filer une bombe à retardement... et la piste de responsabilité remontera quand même jusqu'à vous.
Le petit miracle : le retour d’expérience
Enfin, le graal : le Rapport de Leçons. Prince2 insiste lourdement là-dessus. Pourquoi ? Pour éviter que le/la prochain-e chef-fe de projet qui lance un truc similaire ne retombe exactement dans le même ravin que vous. On y consigne ce qui a marché, ce qui a été une catastrophe industrielle, et surtout pourquoi on a fini avec six mois de retard (ouais, on parle de cette réunion de validation qui a duré quatorze semaines). Partager ses erreurs, c'est le début de la sagesse... ou au moins le meilleur moyen de rire un peu lors de l'apéro de clôture. Parce qu'il faut un apéro. C'est la responsabilité du/de la mandant-e de dire bravo, mais il y a des chances que ce soit votre boulot de commander les chips et les bières. Le coup de grâce : savoir débrancher la prise
Que faire quand il n'y a pas de résultat ?
Parfois, le vrai courage, ce n’est pas de finir, c’est de s’arrêter avant le crash. Prince2 appelle ça la « Clôture anticipée ». C’est ce moment où l’on réalise que les objectifs de départ sont devenus aussi obsolètes qu'un MySpace en 2026, ou que le contexte a tellement changé (merci l’IA, le budget qui fond ou le changement de direction) que continuer reviendrait à faire des bateaux origami avec des billets de 100 balles pour voir s'ils flottent dans le lac. C'est là qu'intervient le syndrome des « coûts irrécupérables » (Sunk Cost Fallacy pour les intimes) : l'idée toxique qu'il faut continuer « parce qu'on a déjà trop investi ». C'est un peu comme rester dans une relation toxique parce que vous avez décidé d'aménager ensemble il y a trois ans. Si le projet ne sert plus à rien, la meilleure pratique de gestion, c'est l'euthanasie stratégique. On documente, on récupère ce qui peut l'être, et on libère tout le monde. C'est plus sain pour le cœur, et pour le budget de l'Université.
Bref, clôturer proprement, c'est s'offrir le luxe de passer à autre chose sans laisser un cadavre dans le placard du rectorat. Alors, on signe ce PV et on va fêter ça ?
Article rédigé par Raphaël Thézé, avec l'aide de Gemini
"Ce projet, c'est comme la saison 15 de Grey's Anatomy : les acteurs principaux ont changé, on se répète et on fait revivre ceux qu'on croyait partis, mais on continue de regarder par pure inertie." — Un mandant sériephile en surcharge cognitive.