Déposer
Les membres de la communauté UNIGE/HUG, après connexion, peuvent ajouter leurs publications dans l'Archive ouverte.
Plusieurs méthode sont proposées en fonction des cas :
- Dépôt manuel, au cas par cas (comme illustré dans la vidéo ci-dessus)
- Dépôt par importation semi-automatique (DOI, PMID, ISBN, arXiv...)
- Dépôt par synchronisation avec un profil ORCID
- Dépôt en lot (DOI ou PMID)
Dans tous les cas, les dépôts aboutissent à quatre étapes identiques : 1) Chargement des fichiers; 2) Liste des auteur-es et leurs affiliations; 3) Saisie des métadonnées; et 4) Vérification finale
Il est possible d'interrompre un dépôt en sauvegardant ce qui a déjà été entré afin de pouvoir y revenir plus tard. Il est aussi possible de revenir à une étape antérieure pour corriger ou compléter un élément. Par contre, pour avancer à une étape postérieure, il faut au minimum remplir les champs obligatoires de l'étape en cours.
1. Dépôt manuel
Pour lancer un dépôt manuel, il faut commencer par se rendre dans "Mes dépôts", puis cliquer sur le bouton + Déposer une publication et sélectionner "Dépôt manuel". Les métadonnées doivent ensuite être remplies manuellement.
La sélection du type de document, qui se fait lors de l'initialisation du dépôt, est de première importance, car elle détermine les champs du formulaire de saisie qui seront affichés.
2. Dépôt par importation
Pour lancer un dépôt par importation, il faut commencer par se rendre dans "Mes dépôts", puis saisir ou coller l'identifiant de la publication dans le champ du formulaire illustré ci-dessous, puis cliquer sur le bouton + Déposer une publication. Le système va alors récupérer les métadonnées dans des bases de données externes (Crossref, Pubmed, etc.) ainsi que le texte intégral de la publication s'il est disponible sur le site de l’éditeur ou chez Unpaywall.
3. Dépôts par synchronisation ORCID
Il est également possible de créer des dépôts grâce à la synchronisation entre ORCID et l'Archive ouverte. Pour plus de détails, voir la rubrique ORCID du guide d'utilisation.
En bref, il est tout d'abord nécessaire de connecter l'Archive ouverte et ORCID, ensuite il faut paramétrer l'importation et/ou l'exportation des données. La synchronisation des données se déroule une fois par jour et l'utilisateur/trice reçoit une notification avec la liste des nouvelles publications pré-enregistrées dans l'Archive ouverte.
Ces notices apparaissent dans l'espace "Mes brouillons" et doivent être vérifiées, éventuellement complétées, avant d'être envoyées en validation.
Un détecteur de similarité signale les publications qui pourraient être des doublons.
4. Dépôts en lot
La création de plusieurs dépôts en une seule opération est possible pour autant que les publications possèdent un DOI ou un PMID. Cette opération est disponible à partir de la page qui s’ouvre après un clic sur le bouton + Déposer une publication, puis sur le bouton Importer simultanément plusieurs publications.
Il faut copier-coller la liste des identifiants (un par ligne, maximum 50) dans la fenêtre de saisie, puis lancer la récupération des métadonnées et des fichiers de toutes ces publications avec le bouton Importer. Un rapport d’erreur, copiable dans le bloc-notes, liste les identifiants à double ainsi que ceux qui ne fonctionnent pas.
Le système repère les identifiants qui sont à double afin de ne les importer qu’une seule fois.