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Déposer un document

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Les membres de la communauté UNIGE/HUG, après connexion, peuvent ajouter de nouvelles publications dans l'Archive ouverte. La création d’un dépôt se fait soit manuellement, soit semi-automatiquement par importation des métadonnées. Cette deuxième option est préférable, car elle est plus simple, plus rapide, et permet une meilleure détection des doublons. Les identifiants actuellement supportés sont le DOI, le PMID, l'ISBN et le numéro arXiv.

liste_identifiants_fr.png

 

Pour lancer un dépôt semi-automatique, il faut commencer par entrer l'identifiant de la publication dans le champ de saisie du formulaire illustré ci-dessous, puis cliquer sur le bouton   + Déposer une publication. Le système va alors récupérer les métadonnées dans des bases de données externes (Crossref, Pubmed, etc.) ainsi que le texte intégral de la publication s'il est disponible sur le site de l’éditeur ou chez Unpaywall.

nouveau_depot_fr.png

 

Pour lancer un dépôt manuel, il suffit de laisser le champ de saisie vide avant de cliquer sur le bouton.

La sélection du type de document, qui se fait lors de l'initialisation du dépôt, est de première importance, car elle détermine les champs du formulaire de saisie qui seront affichés.

 

Que la saisie de fasse manuellement ou semi-automatiquement, la même séquence de quatre étapes doit être suivie :

  1. Chargement des fichiers
  2. Liste des auteur-es et leurs affiliations
  3. Saisie des métadonnées
  4. Vérification finale

stepper_fr.png

 

Il est possible d'interrompre un dépôt en sauvegardant ce qui a déjà été entré afin de pouvoir y revenir plus tard. Il est aussi possible de revenir à une étape antérieure pour corriger ou compléter un élément. Par contre, pour avancer à une étape postérieure, il faut au minimum remplir les champs obligatoires de l'étape en cours.

Dépôts multiples par importation en lot

La création de plusieurs dépôts en une seule opération est possible pour autant que les publications possèdent un DOI ou un PMID. Cette opération est disponible à partir de la page qui s’ouvre après un clic sur le bouton + Déposer une publication, puis sur le bouton Importer simultanément plusieurs publications.

import_multiple_fr.png

 

Il faut copier-coller la liste des identifiants (un par ligne) dans la fenêtre de saisie, puis lancer la récupération des métadonnées et des fichiers de toutes ces publications avec le bouton Importer. Un rapport d’erreur, copiable dans le bloc-notes, liste les identifiants à double ainsi que ceux qui ne fonctionnent pas.

import_multiple_erreurs_fr.png

 

 Le système repère les identifiants qui sont à double afin de ne les importer qu’une seule fois.