Sécurité événementielle
Lors d'un événement majeur attirant un public nombreux, les mesures de surveillance et d'aide à l'évacuation ou l'invacuation doivent être en rapport avec l'évaluation des risques que ce dernier comporte.
En outre, en dehors des heures de présence habituelle du personnel de l’Université, on ne peut pas compter sur l’organisation d’urgence propre à l’Institution, notamment en cas d’intervention sur une alarme incendie ou en cas d’évacuation/invacuation.
L'organisateur/trice doit donc parer à ce besoin et reste à tout moment responsable de la sécurité du public et des participant-es, indépendamment de l'intervention éventuelle du service STEPS ou des secours officiels.
auditoires soumis à un dispositif de sécurité obligatoire
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Uni Dufour |
U300 - Rouillier 286 places |
4 agent-es | Consignes de sécurité U300 |
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U600 - Piaget 642 places |
5 agent-es | Consignes de sécurité U600 | |
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U600 + U300 928 places |
8 agent-es | Consignes de sécurité U600 + U300 | |
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Uni Bastions (en travaux) |
B106 - Reverdin Parterre 175 places |
3 agent-es | Consignes de sécurité B106 Parterre (< 180 personnes) |
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B106 Parterre + Galerie (balcons) 426 places |
5 agent-es | Consignes de sécurité B106 Parterre + Galerie (balcons) | |
| Uni Mail |
MR380 - Jaccard 550 places |
2 agent-es | Consignes de sécurité MR380 |
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MR080 - Boninchi 400 places |
2 agent-es | Consignes de sécurité MR080 | |
| Sciences II |
A300 - De Marignac 298 places |
3 agent-es | Consignes de sécurité A300 |
Remarque
Cette directive ne concerne pas les enseignements réguliers, ni les examens organisés par l’Université de Genève dans ses propres locaux, sauf si ces réservations engendrent une fermeture retardée ou une ouverture spéciale du bâtiment. Par exemple un cours universitaire débutant à 20h00 et se terminant à 22h30 à Uni Mail n’engendre pas de coût de gardiennage pour l’organisateur, par contre s’il se termine à 23h30, une fermeture retardée devra être commandée dans les délais.
Nous attirons l’attention des responsables de cours et examens universitaires qu’en cas d’évacuation ils/elles ont le devoir de s’assurer que les occupant-es ont bien entendu le message d’alarme et qu’ils/elles évacuent selon les consignes.
Pour les événements se déroulant à la Faculté de Médecine, l'organisateur/trice doit s'adresser à l'adjoint-e aux administrateurs/trices.
Pour un évènement dans plusieurs salles ou une réception dans un hall accueillant 250 personnes ou plus, veuillez vous référer à la procédure qui suit.
Procédure pour les organisateur-TRICES d'événements
1. Réservation de salle
- Elle-il remplit le formulaire de réservation de salles en suivant la directive suivante.
- A réception de la demande, le bureau des réservations de salles (BRS) transmet cette dernière au service STEPS, si des mesures de sécurité sont requises.
- Selon l'importance de la manifestation, le service STEPS peut demander au BRS de mettre sur pied une séance de coordination avec l'organisateur-trice, au plus tard 15 jours avant l'événement.
Les missions des agent-es de surveillance peuvent être multiples et seront définies d’entente entre l’organisateur/trice et le service STEPS.
2. Réservation de surface
- Elle-Il remplit le formulaire de réservation de surfaces en suivant la directive suivante.
- A réception de la demande, le bureau des réservations de salles BRS transmet cette dernière au service STEPS, si des mesures de sécurité sont requises.
- Selon l'importance de la manifestation, le service STEPS peut demander au BRS de mettre sur pied une séance de coordination avec l'organisateur, au plus tard 15 jours avant l'événement. Les missions des agent-es de surveillance peuvent être multiples et seront définies d’entente entre l’organisateur-trice et le service STEPS.
- L’organisateur-trice dessine un croquis de l’implantation au moyen des plans PDF fournis par le BRS.
- L’organisateur-trice envoie son plan au BRS qui le transmet au service STEPS.
- L’organisateur prend connaissance des consignes de sécurité à respecter en matière d’utilisation des espaces.
3. Commande d'agents de surveillance
A réception du dossier de réservation constitué par le BRS, le service STEPS procède à la commande du/de la (des) agent-e(s) de surveillance couvrant l'horaire de la manifestation, mais pour une durée de 3 heures au minimum.
A des fins de préparation et de maîtrise des risques, l'organisateur-trice est tenu d'informer le service STEPS au préalable, si le(s) conférencier(s) bénéficie(nt) d'une garde rapprochée officielle et / ou s'il craint des troubles de l'ordre lors de l'événement.
Les frais de surveillance sont à la charge de l'organisateur-trice. Toute annulation doit se faire au plus tard 2 jours ouvrables avant la manifestation auprès du secrétariat STEPS, à défaut de quoi la totalité des frais sera facturée. Le gardiennage est commandé pour toute la durée de la réservation, à laquelle s’ajoutent 30 minutes avant le début de la manifestation et 30 minutes après la fin.
Lorsqu'une occupation de salle dépasse l'horaire annoncé, avec ou sans demande de fermeture retardée, l'agent-e de surveillance est habilité-e à relever le(s) nom(s) de(s) l'organisateur-trice(s) et à le(s) communiquer au service STEPS. Les frais en découlant seront alors refacturés à l'organisateur-trice.
4. Briefing de sécurité
Le service STEPS effectue un briefing de sécurité au préalable (si nécéssaire), réunissant les agent-es de surveillance et les éventuel-les auxiliaires dédiés à la sécurité. L’organisateur-trice prendra connaissance des consignes liées au dispositif de sécurité (voir tableau ci-dessus).
Le service STEPS met à disposition des organisateurs-trices de manifestations des consignes utiles en cas de problème durant l'évènement.
L'organisateur-trice reste en tout temps responsable de la sécurité du public, indépendamment de l'intervention éventuelle du service STEPS ou des secours officiels. En cas d'événement grave (incendie, évacuation d'urgence, alerte à la bombe, perte de contrôle de la manifestation de la part de l'organisateur/trice, etc.) nécessitant l’appui du service STEPS auprès des services de secours officiels, les décisions des membres du service STEPS sont prioritaires.
L’organisation de spectacles et de divertissements publics (représentations de théâtre et d’opéra, concerts, projections de films, bals, soirées dansantes, etc.) est soumise à la Loi sur la restauration, le débit de boissons, l’hébergement et le divertissement.
Autorisation pour manifestations d'envergure
Pour une manifestation festive, sportive, culturelle, commerciale ou analogue d’une certaine envergure, les organisateur-ices doivent déposer une demande d’autorisation par le biais du Guichet universel manifestations. Cette démarche concerne toutes les manifestations précitées qui sont ponctuelles, limitées dans le temps. Elle permet de coordonner la demande des différents préavis ou décisions nécessaires au bon déroulement de votre manifestation.
En cas de participation ou de visite de personnalités "exposées", veuillez vous référer au mémento applicable.
Conditions d'utilisation
Nous attirons l’attention des organisateur-ices de manifestations sur les règles à respecter et sur les conditions générales d'utilisation concernant l'utilisation des locaux universitaires.
